機能一覧

シュッとジョブでできる帳票管理機能をご案内します

 

帳票作成はフォームに入力するだけの簡単操作!
帳票管理もわかりやすい一覧画面で簡単管理!

 
 

帳票作成
帳票確認
見積書、請求書などの帳票フォーマット
決まった帳票テンプレートがなくても、デフォルトのテンプレートを基に、インボイス制度に対応した新しい帳票フォーマットが作成できます。
見積書、請求書だけでなく、納品書や発注書、自社でしか使わないような帳票まで幅広く帳票フォーマットが作成ができるので会社すべての帳票を電子化することが可能となります。

帳票をコピーして作成
一度作成した帳票の内容をコピーして新規作成することが可能。同じ内容の請求書を一から毎月作成する手間を省けるので請求業務の負担を減らすことができます。

下書き保存
入力途中の帳票を下書き保存することができます。ステータスが「下書き」として保存されるので、帳票一覧からステータス検索で簡単に入力途中の帳票を見つけすぐに入力作業を再開することが可能です。

承認機能
ユーザーの権限で、「帳票を作成するユーザー」「作成された帳票を承認するユーザー」を分けることができます。紙でのやりとりではなく、電子上で確認・承認が行えるのでスマホがあればどこでも作業が可能。また、帳票が承認されないと帳票送付ができない仕組みとなっているので、Wチェックされた状態の帳票だけを取引先へ送付できるようになります。なお、承認機能を付けないことももちろん可能ですので、お気軽にご相談ください。

担当者、承認者の印鑑表示
帳票へ担当者印、承認者印を表示させることができます。

角印の表示
帳票へ会社の角印を表示させることができます。

帳票管理

帳票をステータスで管理
各帳票にステータスを付けて管理することができます。「承認待」「送付済」「保留」など、その帳票の進捗が一目でわかります。また、ステータスを絞り込んで帳票検索することができるので、承認機能を利用している場合、「承認待」のステータスで絞り込んで帳票検索をすると、どの帳票が未承認なのかわかりやすい仕組みとなっているので、作業の効率化も見込めます。

各帳票に社内メモ機能搭載
取引先へは表示されない社内メモを記載することができます。帳票作成時以外でも社内メモの更新が行えるため、取引先とのやりとりの進捗などをリアルタイムで社内に共有することができます。

帳票検索機能
帳票一覧画面から、帳票番号や取引先名、作成した日時などを絞り込んで検索することができます。

帳票送付
パスワード付きのダウンロードリンク生成
(※1)

取引先へ表示するダウンロードファイル名、ダウンロードの有効期限を入力するだけで簡単にダウンロードリンクを生成することが可能。ダウンロード時に必要なパスワードも自動生成します。また、取引先へ送るメール文言も事前に設定できるので、コピーのボタンを押して取引先へ送るメールへ貼り付けて送信するだけでパスワード付きの安全な帳票を送付することができます。

メール送付
(※1)

事前に設定された取引先のメールアドレスへシュッとジョブから直接帳票送付が可能。メールの文言を入力する手間が省けるので作業効率がアップします。

(※1)どちらかひとつ帳票送付機能として導入していただけます。

PDF形式での帳票ダウンロード
作成した帳票をPDFでダウンロードすることが可能。

印刷
作成した帳票をお使いのパソコンやタブレットと連携している印刷機で、ボタン一つで印刷することが可能。

自動でステータス変更
「送付済にする」にチェックを入れて上記の送付操作を行うと、その帳票のステータスが自動で「送付済」へ変更されます。ステータスの付け忘れを防げるので、取引先へ2重で帳票送付をしてしまった等のミスを減らすことができます。

カスタマイズ可能範囲
オリジナルの帳票フォーマット導入
その他、ご要望がございましたらぜひお聞かせください。
 
 

電子帳簿保存法に対応した電子保存が可能!
スマホで撮った書類をアップロードするだけの簡単作業!

 
 
  
スキャンまたはスマホで写メ
見積書、請求書などの帳票フォーマット
決まった帳票テンプレートがなくても、デフォルトのテンプレートを基に新しく帳票フォーマットが作成できます。
見積書、請求書だけでなく、納品書や発注書、自社でしか使わないような帳票まで幅広く帳票フォーマットが作成ができるので会社すべての帳票を電子化することが可能となります。

帳票をコピーして作成
一度作成した帳票の内容をコピーして新規作成することが可能。同じ内容の請求書を一から毎月作成する手間を省けるので請求業務の負担を減らすことができます。

アップロード
帳票をステータスで管理
各帳票にステータスを付けて管理することができます。「承認待」「送付済」「保留」など、その帳票の進捗が一目でわかります。また、ステータスを絞り込んで帳票検索することができるので、承認機能を利用している場合、「承認待」のステータスで絞り込んで帳票検索をすると、どの帳票が未承認なのかわかりやすい仕組みとなっているので、作業の効率化も見込めます。

帳票検索機能
帳票一覧画面から、帳票番号や取引先名、作成した日時などを絞り込んで検索することができます。

スキャナで入力
パスワード付きのダウンロードリンク生成
(※1)

取引先へ表示するダウンロードファイル名、ダウンロードの有効期限を入力するだけで簡単にダウンロードリンクを生成することが可能。ダウンロード時に必要なパスワードも自動生成します。また、取引先へ送るメール文言も事前に設定できるので、コピーのボタンを押して取引先へ送るメールへ貼り付けて送信するだけでパスワード付きの安全な帳票を送付することができます。

メール送付
(※1)

事前に設定された取引先のメールアドレスへシュッとジョブから直接帳票送付が可能。メールの文言を入力する手間が省けるので作業効率がアップします。

(※1)どちらかひとつ帳票送付機能として導入していただけます。

保存
パスワード付きのダウンロードリンク生成
(※1)

取引先へ表示するダウンロードファイル名、ダウンロードの有効期限を入力するだけで簡単にダウンロードリンクを生成することが可能。ダウンロード時に必要なパスワードも自動生成します。また、取引先へ送るメール文言も事前に設定できるので、コピーのボタンを押して取引先へ送るメールへ貼り付けて送信するだけでパスワード付きの安全な帳票を送付することができます。

メール送付
(※1)

事前に設定された取引先のメールアドレスへシュッとジョブから直接帳票送付が可能。メールの文言を入力する手間が省けるので作業効率がアップします。

(※1)どちらかひとつ帳票送付機能として導入していただけます。

カスタマイズ可能範囲
帳票送付について、ご要望がございましたらぜひお聞かせください。
 
 

作成した帳票を基に、受注・発注管理が可能!

 
 
受注管理
作成した見積書ごとに、商品ごとの受注状況、受注日と受注数を入力して管理することができます。受注状況がリアルタイムにわかるので生産作業の効率アップに繋がります。また、見積書を請求書へ変換して帳票作成するときに、受注状況が「受注済」になっている商品のみを請求書へ反映させる仕組みなので、見積書の中では失注になった商品があったとしても、受注された商品だけが記載された請求書を簡単に作成することができます。
発注書管理
作成した発注書ごとに納品状況と納品日の登録が可能。納品状況がリアルタイムでわかるので、取引先とのやりとりもスムーズに行えます。
発注書集計
作成した発注書と登録した納品状況を基に、月ごとにどれだけ発注を行ってどれだけ納品されたのかを集計することができます。会社全体で集計、部署ごとに集計など、様々な集計方法を設定することができるので、自社に合わせたスタイルで集計機能を活用することが可能です。
カスタマイズ可能範囲
発注書管理、発注書集計について、ご要望がございましたらぜひお聞かせください。
 
 

自社商品(受注商品)や取引先の商品(発注品目)のデータ登録で帳票作成時間を短縮!
CSVの取り込みで取引先の登録、管理も可能!

 
 
品目管理
受注品目、発注品目をそれぞれ登録・管理が可能。帳票作成時に一覧から選択するだけで情報が反映されるので、帳票作成の時間短縮ができます。また、受注品目、発注品目ごとにカテゴリーを設定することができるので、部署ごとに取り扱う商品が違う場合や、取り扱っている商品が多数ある場合は簡単に仕分けをして商品管理することができます。
取引先管理
CSVデータで取引先情報を簡単に取り込むことが可能。取引先ごとに締め日の登録が可能なので請求業務の効率アップにも繋がります。
カスタマイズ可能範囲
品目管理、取引先管理について、ご要望がございましたらぜひお聞かせください。